Waarom jij een goede onboarding voor werknemers wil hebben

De basis gaat vaak wel goed. Denk aan: duidelijke communicatie over waar en wanneer je nieuwe collega verwacht wordt. De laptop en telefoon liggen klaar. En er is een handleiding gemaakt met de toegangscodes. Maar wacht, we zijn er nog niet!

De echte onboarding-uitdagingen beginnen vanaf de eerste werkdag. Een goede voorbereiding is het halve werk. En dat geldt zeker voor een goed onboardingprogramma.  De eerste 100 dagen kunnen van cruciaal belang zijn voor de uiteindelijke werkprestaties van je nieuwe teamlid. En als je jezelf verplaatst in de schoenen van de nieuwkomer, is dat ook best logisch. Wanneer je je ergens ‘thuis’ voelt, durf je meer van jezelf te laten zien en kan je beter presteren. En dat welkom gevoel zit vaak in dingen, zoals: een vriendelijke boodschap vooraf, op weg helpen met een lijst met namen van mensen waarmee ze kunnen kennismaken en een simpele instructie over hoe de koffiemachine werkt. Juist die kleine gebaren maken het verschil.

Hieronder geven we 4 tips voor het organiseren van een onboarding. 

Denk goed na over wie uit het team als buddy kan fungeren. Een goede buddy heeft een aantal punten: enthousiasme, compatibiliteit en relevantie voor de werkzaamheden. Zorg ervoor dat de buddy op de hoogte is, zodat er tijd vrijgemaakt kan worden in de agenda om te begeleiden om minimaal wekelijks een afspraak te hebben met het nieuwe teamlid om alle vragen op te pakken. 

Vermijd een one-size-fits-all aanpak voor elke nieuwe medewerker. Betrek anderen bij het beoordelen en aanpassen van het plan. Laat de beoogde buddy meedenken en check of er belangrijke elementen ontbreken. Bespreek de behoeften van de nieuwkomer, zoals wat iemand fijn vindt om te kunnen concentreren of voorzieningen als een gebedsruimte.

Let op gewoontes van jullie organisatie die voor nieuwkomers niet meteen vanzelfsprekend zijn. Vaak hebben we het hier over de ongeschreven regels. Denk aan: lunchgewoontes en kantoor rituelen. Schrijf ze op en bespreek ze in de eerste week. Hiermee haal je kleine momenten van onzekerheid weg bij je nieuwe collega. 

Begin op tijd met het opstellen van een plan voor de eerste drie maanden. Maak daarbij een checklist van zaken die vóór de eerste werkdag geregeld moeten worden, zoals hardware, software en de werkplek. Een persoonlijk berichtje, kaartje of bloemetje een week van tevoren kan dus het verschil maken. Beschrijf het programma van de eerste dag gedetailleerder. Maak voor de rest van de eerste week een lijst met een aantal hoofdtaken, zoals het inlezen in de belangrijkste documenten, het bijwonen van standaard meetings en het kennismaken met collega’s waarmee diegene veel zal samenwerken. Plan voor de eerste weken terugkerende momenten in om de ontwikkeling te bespreken en om te kunnen overleggen of het plan aansluit op het tempo en de wensen van de medewerker. Voor de eerste 3 maanden (de belangrijkste periode in de onboarding) is het goed om tweewekelijkse of maandelijkse incheckmomenten te hebben. Juist als de productiviteit nog niet meetbaar is, is het belangrijk om je wel gezien te voelen. 

Een goede onboarding verhoogt de kans dat jouw nieuwe teamlid langer in dienst is. Het is een start van een duurzame relatie. Dus wij moedigen je aan: kijk eens naar jouw onboardingbeleid. Is die op de korte of de lange termijn gericht? Liever een expert laten meekijken? Neem contact met ons op. Onze Talent Managers denken graag met je mee.