Zo behoud je als manager overzicht in het tijdperk van hybride werken

Hybride werken is al lang en breed het nieuwe normaal in veel bedrijven. Toch zien we dat er ook organisaties zijn die weer terug willen naar het werken op kantoor. In gesprekken horen we vaak dat dit voortkomt vanuit een gevoel van overzicht van bovenaf.

Teams werken deels op kantoor, deels vanuit huis, en soms zelfs vanuit andere landen. Voor veel managers brengt dit een grote uitdaging met zich mee: hoe behoud je overzicht als je team verspreid werkt? Het antwoord ligt niet alleen in tools en technologie, maar ook in een sterke focus op communicatie, vertrouwen en structuur. In deze Vernieuwsbrief geven we tips voor het behouden van overzicht in het tijdperk van hybride werken.

1. Voer gesprekken over heldere afspraken en verwachtingen

Bij hybride werken wordt de kans op miscommunicatie groter. Onuitgesproken verwachtingen kunnen leiden tot frustratie en inefficiëntie. Voer daarom gelijk in de onboarding procedure goede gesprekken over de verwachtingen. En in deze gesprekken heb je het niet alleen over de targets die gehaald moeten worden, maar denk ook aan de kleine dingen:

Wanneer is een medewerker bereikbaar en hoe?
In hoeverre mag je je tijd zelf indelen?
Is de camera in een meeting uit of aan?
Welke dagen wordt er wel verwacht dat je naar kantoor gaat?
Hoe werk je goed samen als je op verschillende locaties werkt?

Bonustip: Gebruik tools zoals projectmanagementsoftware (bijv. Asana of Trello) om voortgang inzichtelijk te maken voor iedereen.

2. Zorg voor een werkende workflow

Als je allemaal op verschillende locaties werkt, is het nog belangrijker om een overzichtelijke en efficiënte workflow te hebben.

Welke werkmethode gebruiken jullie? Werk je bijvoorbeeld volgens een Agile-werkmethode? Werk je in sprints?
Wanneer en hoe geef je updates aan elkaar? Denk zowel aan de teamupdates als aan de persoonlijke updates. Let op: Overcommuniceren kan ook een valkuil zijn. Houd het effectief en to the point.
Welke tools gebruik je? Tools als Asana, Trello, Jira zijn handige tools om je te helpen bij het opstellen van een efficiënt werkproces. Zorg voor één systeem dat iedereen in je team (of zelfs je organisatie) gebruikt.

Kortom, kijk goed naar jullie werkproces en waar dit geoptimaliseerd kan worden.

3. Stimuleer samenwerking en verbondenheid

Een gevoel van eenzaamheid en isolatie is een veelgehoorde uitdaging bij het hybride werken. Zorg ervoor dat je team zich verbonden voelt, ook als ze op afstand werken. Dit kan door informele gesprekken, maar ook door het stimuleren van het opzoeken van elkaar als je wel op kantoor werkt. Om dit gevoel aan te wakkeren helpt het bijvoorbeeld om teamdagen te organiseren.

4. Gebruik data om inzicht te houden

Het onzekere voor elke manager van het hybride werken is: ‘’Wordt alles uit het werk gehaald wat mogelijk is?’’ en ‘’Halen we de best mogelijke resultaten?’’ Met de juiste tools kun je overzicht houden over prestaties en werkprocessen, zonder constant te micromanagen. Denk bijvoorbeeld aan het hebben van dashboards om de resultaten uit het werk te kunnen monitoren. En zorg voor een werkproces dat zowel voor het team als voor jou als manager inzichtelijk is. Verder kan je denken aan wekelijkse calls waarin de planning van de week met elkaar gedeeld wordt.

5. Investeer in vertrouwen en autonomie

Overzicht behouden betekent niet dat je alles controleert. Vertrouwen in je teamleden is essentieel. Door hun autonomie te geven, zijn jouw medewerkers gemotiveerder en nemen ze sneller verantwoordelijkheid. Geef daarom altijd de ruimte om de taken zelf in te vullen en een eigen manier van werken te ontwikkelen. Probeer daarnaast te focussen op de output en niet het aantal uur dat iemand online is. Sommige medewerkers werken thuis efficiënter dan op kantoor. Daar waar kantoren steeds meer gezien worden als inspiratieplek en het thuiskantoor steeds efficiënter gebruikt wordt.

6. Bewaak ook je eigen agenda en welzijn

Hybride werken vraagt ook veel van de manager. Het kan een gevoel van chaos en onzekerheid veroorzaken. Daarom kan het verleidelijk zijn om altijd beschikbaar te zijn voor werk en je teamleden, maar dat werkt op de lange termijn niet. Plan daarom zelf ook focusblokken en reflectiemomenten in. Zo gun je jezelf actief de tijd om het overzicht te behouden in de resultaten en de werkprocessen.

Kom in contact met

Ben je op zoek naar talent of heb je een vraag? Neem contact met mij op of laat mij contact opnemen met jou. Op werkdagen hoor je binnen 24 uur van ons.

Kom in contact met onze adviseurs

Ben je op zoek naar talent of heb je een vraag? Neem contact met mij op of laat mij contact opnemen met jou. Op werkdagen hoor je binnen 24 uur van ons.