Beter plannen op je werk

100 boekjes, losse papiertjes én een digitale agenda? Dat werkt niet. Kies één agenda/app die je fijn vindt werken en doe daar ALLES in. Veel losse taken? Plan een ‘to-do-blok’ in je agenda met in de notities je to do’s. Zo voorkom je dat je veel losse to do’s van minder dan een half uur in je agenda krijgt. 

Kijk hiervoor naar jouw taakomschrijvingen. Wat zijn jouw belangrijkste werkzaamheden? Wat zijn jouw (eigen) doelen? Wat heb je afgesproken met je leidinggevende? Wat zijn de belangrijkste projecten waar je aan werkt en met welke deadlines heb je te maken? 

Heb jij veel focus in de ochtend? Plan dan activiteiten die veel focus vragen in de ochtend en de overige taken in de middag. Heb je op dinsdag een overlegdag op kantoor? Plan die dag géén focusblokken, maar plan activiteiten waarbij je jouw collega’s kunt gebruiken of inzetten. Zo ga je deel jij jouw agenda efficiënt in! 

Er gebeuren altijd onverwachte dingen. Maak hier in je agenda ruimte voor als dit relevant is voor je werk. Met plan realistisch bedoel ik: idealiter doe je één uur over een klus, maar in de realiteit weet je dat het 1,5 uur duurt. Plan dan gewoon 1,5 uur, dan kijk je er minder tegenop en kom je aan het einde van de dag geen tijd te kort. Ander voorbeeld: Heb je een afspraak waarbij je jezelf moet voorbereiden? Plan dan ook voorbereidingstijd voorafgaand aan de afspraak. Hetzelfde geldt voor reistijd en eventueel evaluatietijd voor jezelf. Zo geef je jezelf de tijd om  de afspraak te evalueren of to-do’s uit de afspraak te verwerken in je agenda. Kortom, plan niet te strak achter elkaar. Na 1 uur vergaderen moet je even bijkomen, houd daarmee rekening in je agenda. 

Kost het je minder dan 2 minuten? Doe het meteen! Dan hoef je het niet op je to do-lijst te verwerken en kun je het loslaten! 

Voorbeeld: een collega stelt je de vraag of je eeeeven een taakje wil overnemen, want drukdruk. (yep, die kennen we) Dat is een mooi moment om je agenda DE vraag te stellen: is er nog ruimte in je agenda?

Heb je een blok voor onverwachtheden gepland die je hiervoor kunt gebruiken? Nee? Heeft het meer prioriteit dan andere de blokken in je agenda? Kun je schuiven met blokken? Nee? Helaas, jij kunt deze collega niet uit de brand helpen. Schuld van jouw agenda. Simpel! 

Klaar om aan je carrière te starten? Of wil je graag aan de slag, maar weet je nog niet wat goed bij je past? Vul dan je gegevens in. Onze recruiters zoeken samen met jou naar je perfecte job.